Organiser sa réception,
sans rien oublier.

J−6 mois — La date, le lieu, le nombre d'invités. Tout le reste en découle : ne réservez rien d'autre avant ces trois décisions. Si le lieu est un jardin ou une salle nue, c'est maintenant que se joue la location de structures (tente, plancher, éclairage) : ce sont les premières pièces parties en saison.

J−3 mois — Traiteur et prestataires clés (photographe, DJ). Demandez à chacun ce qu'il n'apporte pas : la moitié des oublis de matériel vient d'un « je croyais que le traiteur fournissait les verres ».

J−2 mois — La liste de matériel, poste par poste (voir §2), et le devis de location. Réserver deux mois avant coûte le même prix que la veille — mais tout est encore disponible.

J−1 mois — Plan de table, essayage général du lieu si possible, point météo de principe : quel est le plan B en cas de pluie ? S'il implique une tonnelle, elle se réserve maintenant, pas le jeudi précédent.

J−7 jours — Confirmation des quantités finales avec chaque prestataire (les réponses tardives des invités sont arrivées). C'est la dernière fenêtre confortable pour ajuster une commande de location.

La veille — Livraison et mise en place du matériel. Exigez que tout soit monté et testé la veille : une sono qui grésille se règle à J−1 à 18 h, pas à 30 minutes du discours.

Le lendemain — Reprise du matériel. Ne prévoyez rien d'autre ce matin-là : quelqu'un doit être présent, avec la liste de ce qui a été livré.

Les chiffres ci-dessous viennent de nos livraisons réelles — pas d'un tableau théorique. Ils incluent la marge de casse et d'imprévu (~10 %) : commandez ces quantités, pas plus.

• Assiettes : 2,5 par invité pour un dîner assis (entrée, plat, dessert avec rotation de vaisselle), 1,5 pour un cocktail dînatoire.
• Verres : 3 par invité minimum (eau, vin, champagne) en dîner assis ; en soirée dansante, comptez 4 à 5 — les verres se posent et s'oublient.
• Couverts : 2,2 jeux par invité (le dessert réutilise rarement le couvert du plat).
• Chaises : 1 par invité + 5 % — jamais moins, une chaise ne se partage pas.
• Tables rondes de 180 cm : 10 invités confortables, 8 si les assiettes de présentation sont larges.
• Mange-debout : 1 pour 8 invités en cocktail — on ne s'y assoit pas, on y passe.
• Nappes : 1 par table + 10 % de rechange (le vin rouge n'attend pas le dessert).
• Sono : en dessous de 80 invités en intérieur, une colonne suffit ; au-delà, ou en extérieur, deux enceintes et un micro sans fil pour les discours.

Pour une réception de 80 à 100 invités en Île-de-France, la location de matériel représente en général 8 à 15 € TTC par invité selon le standing : arts de la table complets, mobilier, nappage. La sonorisation et la lumière ajoutent un forfait de 150 à 400 € TTC, indépendant du nombre d'invités. Les structures (tente, plancher) sont le poste le plus variable : de zéro (salle équipée) à plusieurs milliers d'euros (réception au jardin).

Deux règles qui évitent les mauvaises surprises : demandez toujours si livraison, installation et reprise sont incluses (chez ÉCLAT : reprise incluse, livraison au forfait selon le département et offerte au-delà d'un montant de location, ou retrait gratuit en dépôt ; installation comprise pour les articles qui la prévoient, sur demande pour les autres), et vérifiez le régime de la casse : une caution restituée intégralement sauf dégâts vaut mieux qu'un forfait casse opaque.

La veille : réception du matériel — pointer chaque ligne du bon de livraison, tester la sono et la lumière AVANT le départ du livreur.

La veille : dresser une table témoin complète, photographier-la — le jour J, n’importe qui peut reproduire la photo.

La veille au soir : charger tous les appareils (micros, enceintes portables, guirlandes à batterie).

Jour J matin : un référent matériel désigné, qui n’est ni le marié ni l’organisateur — quelqu’un qui peut quitter la fête 10 minutes.

Jour J : les numéros utiles (loueur, traiteur, lieu) imprimés et affichés en cuisine — les téléphones se déchargent.

Lendemain : regrouper le matériel comme il est arrivé (caisses, penderies), compter les nappes — la reprise dure 30 minutes au lieu de 2 heures.

1. Compter les invités « confirmés » au lieu des invités probables. Commandez pour les présents réalistes à J−7, pas pour la liste d'espoir de J−60.
2. Oublier l'électricité. Une sono, un traiteur et un éclairage sur la même prise de jardin : c'est le noir à 22 h. Comptez les circuits disponibles avant de louer.
3. Faire livrer le jour J au matin. Tout retard devient une crise. La veille, un retard devient un détail.
4. Négliger la reprise. Le lendemain à 9 h, quelqu'un doit ouvrir. Sinon les frais de seconde présentation mangent l'économie faite partout ailleurs.
5. Sous-estimer les verres. C'est LA rupture classique de 23 h. Cinq verres par invité en soirée dansante — oui, vraiment.